Steps👣 Menyusun Latar Belakang ✍️
Sebagai seorang asisten marketing, salah satu tugas yang biasa saya lakukan adalah menyusun proposal penawaran produk maupun jasa untuk diberikan kepada potensial klien yang mungkin untuk memanfaatkan produk maupun jasa yang disediakan oleh perusahaan. Akan tetapi, sebagaimana bayi yang merangkak *ya ini sangatlah lebay* langkah pertama tidaklah mudah. Dalam hal penyusunan proposal, tidak lain dan tidak bukan adalah membuat ✨Latar Belakang✨
Memang sulit, tapi tidak juga. Apalagi jika memiliki AI-AI seperti chatgpt, gemini, perplexity, dan saudara-saudaranya proposal-proposal terdahulu yang diarsipkan perusahaan, kita pasti bisa melakukannya. Seperti tagline dari alas kaki olahraga berlogo centang, ✔️ Just Do It ✔️
Dalam penyusunannya sendiri, saya memiliki step-step tersendiri yang sebenarnya, terkadang jika saya sedang tidak fokus tidak saya ikuti. ehehehehe. Bukan berarti step-step ini salah, tapi sayalah yang salah. Ya knowlah it’s kinda Accelerating Dynamics of Collective Attention yang banyak menjangkiti Gen-Z. Ok stop. Saya sudah mulai tidak fokus lagi. Baiklah dengan sisa-sisa kewarasan yang mampu dipertahankan, this is how I dealing with: Latar Belakang 🔥
Focus Mode, START!
Kenali Klien
ketika membuat proposal penawaran, sangat penting untuk mengenali dan memahami siapa target yang akan menjadi klien kita. Untuk memahami klien dengan baik kita bisa memulai dengan melakukan riset mengenai industri tempat klien bergerak, memahami tugas pokok dan fungsi klien, hingga mengidentifikasi permasalahan yang mungkin dihadapi oleh klien.
Sebagai contoh, saat ini saya memiliki tugas untuk membuat proposal penawaran yang ditujukan kepada Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak. Untuk memahami instansi tersebut, saya melakukan riset untuk memahami tupoksi dari DPPPA. Riset bisa dilakukan dengan menelusuri website-website terkait, berita, hingga dokumen-dokumen tertentu seperti SOP atau KAK. Singkatnya, melalui riset tersebut saya mendapati bahwa DPPPA memiliki fungsi untuk melayani pengaduan kekerasan dan penjangkauan korban serta pendampingan korban hingga kasus selesai.
Merumuskan Masalah
Setelah melakukan riset terhadap klien, kita bisa mulai mengidentifikasi permasalahan yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi klien. Berdasarkan hasil riset yang saya lakukan mengenai DPPPA, menemukan bahwa di DPPPA terdapat permasalahan yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan tugasnya, terutama dalam penangan pengaduan.
Mencari Data Pendukung
Setelah berhasil mengidentifikasi permasalahan, kita bisa mulai mencari data pendukung untuk menangani permasalahan tersebut. Dalam hal penanganan pengaduan, saya mencoba memulai pendekatan dengan mencari data dukung berupa jumlah kasus yang diadukan ke DPPPA maupun dinas atau lembaga terkait. Kemudian, karena saya membuat proposal penawaran aplikasi, maka saya akan memulai riset mengenai kemungkinan solusi berupa aplikasi dapat menangani permasalahan tersebut. Riset ini bisa dimulai dengan mencari aplikasi serupa di dinas/instansi/daerah lain yang menangani permasalahan serupa dengan yang kita temukan. Hasil riset dapat berupa nama aplikasi, deskripsi, tujuan, alur, dan target dari aplikasi tersebut.
Menawarkan Solusi
Setelah melakukan riset, kita bisa mulai menyusun solusi dengan menyesuaikan hasil riset dengan kebutuhan klien untuk mengatasi permasalahan yang mungkin dihadapinya. Pada tahap ini, saya mulai menjelaskan solusi yang saya tawarkan kepada DPPPA yakni sebuah Sistem Informasi yang mampu melayani pengaduan kedaruratan dengan cepat dan tepat, namun tetap mampu memberikan kemudahan, kenyamanan, dan keamanan bagi korban maupun pelapor.
Menjelaskan Keuntungan
Pada tahap ini kita bisa menjabarkan fitur dan manfaat dari solusi yang kita tawarkan secara umum. Pada tahap ini saya menjelaskan bagaimana fitur-fitur atau modul-modul yang terdapat pada solusi yang saya tawarkan tidak hanya membantu korban maupun pelapor, melainkan juga mampu memberi manfaat kepada staf pengelola dan unit terkait dalam pelaksanaan pelayanan pada DPPPA.
Menekankan Komitmen
Setelah berbagai pemaparan mengenai penawaran solusi yang mungkin diterapkan, di akhir pemaparan kita bisa memberikan pernyataan berupa komitmen dari kita sebagai pihak yang memberikan penawaran untuk melaksanakan dan menyelesaikan solusi yang kita tawarkan. Pada tahap ini kita juga bisa mencoba meyakinkan klien dengan menunjukkan kredibilitas kita sebagai penyedia solusi sehingga klien tidak hanya mempertimbangkan kualitas dan keefektifan solusi yang kita tawarkan, melainkan juga mempertimbangkan kualitas, kredibiltas, serta komitmen kita sebagai penyedia solusi inovatif.
Akhir Kata…
Demi masa, demikian dari saya.
Referensi:
Based on true events
