Bagaimana Melakukan 📓 Pengecekan dan Pencatatan LPSE ✍️
Hai hai hai, asisten marketing is hereee… Jadi dalam kesempatan kali ini saya ingin membahas salah satu tugas rutin saya dalam perjuangan mencari pundi-pundi emas tiga digit, yakni ✨ Pengecekan (pencatatan) Data Pengadaan LPSE✨
Tugas ini rutin saya lakukan sepanjang tahun sebanyak 3 kali dalam seminggu. Berbeda dengan SiRUP yang berisi rekapan informasi tentang “rencana” pengadaan yang akan dilaksanakan di tahun berjalan, LPSE berisi informasi pengadaan yang akan/sedang dilakukan. That’s why LPSE ini juga menjadi salah satu jembatan bagi perusahaan tercinta kita berikhtiar untuk mencari rezeki yang disediakan oleh Sang Pencipta 🙏😇
Apa Itu LPSE?
Menurut website LPSE LKPP,
Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah layanan pengelolaan teknologi informasi untuk memfasilitasi pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) pada Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah (K/L/PD) yang tidak memiliki LPSE dapat menggunakan fasilitas LPSE yang terdekat dengan tempat kedudukannya untuk melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. Selain memfasilitasi UKPBJ dalam melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik, LPSE juga melayani pendaftaran Pelaku Usaha baru yang berdomisili di wilayah kerja LPSE yang bersangkutan.
Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik akan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat, memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan, mendukung proses monitoring dan audit dan memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time guna mewujudkan clean and good government dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Nah, fokus ke poin “meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat”. Menurut saya di poin inilah yang menunjukkan LPSE ini berperan dalam pembangunan serta aktivitas perekonomian yang melibatkan pihak swasta. LPSE ini salah satu ruang bagi perusahan untuk mendapatkan pasar sesuai dengan bidang perusahaan tersebut berkecimpung.
Pada LPSE ini tersedia berbagai informasi mengenai pengadaan barang dan jasa yang potensial untuk disediakan/dikerjakan oleh Techno’s Studio, thats why, penting untuk perusahaan mengetahui tender/paket apa saja yang tengah dilakukan pemerintah K/L/PD terkait. Oleh karena itu, dilakukanlah aktivitas rutin ✨ Pengecekan (pencatatan) Data Pengadaan LPSE✨ Caranya? Scroll ke bawah ⬇️
Membuat File Pencatatan
Untuk merekap pencatatan LPSE saya menggunakan excel/spreadsheet. Hal ini agar pencatatan dapat dilakukan dengan lebih rapi, terindeks, dan mudah untuk melakukan pencarian data.
Membuat Tabel Pencatatan
Ada beberapa poin penting yang perlu dicatat dalam pencatatan pengadaan LPSE, diantaranya:
Tanggal dan Waktu pengecekan, hal ini dicatat untuk mentracking kapan terakhir kali kita mengakses website LPSE dan melakukan pencatatan;
K/L/PD adalah kependekan dari Kementerian, Lembaga dan Pemerintah Daerah. Pencatatan poin ini adalah untuk mengetahui pengadaan paket/tender LPSE tersebut berasal dari instansi apa;
Satuan Kerja, hal ini dicatat untuk mengetahui Organisasi Perangkat Daerah (OPD) mana yang membuat pengadaan LPSE;
Nama Tender/Paket, hal ini tentu dicatat untuk mengetahui nama dari tender atau paket yang dilaksanakan;
Jenis Pengadaan, hal ini untuk mengetahui jenis pengadaan dari tender/paket LPSE;
Nilai HPS paket, HPS merupakan singkatan dari Harga Perkiraan Sendiri. Hal ini dicatat untuk mengetahui nilai pagu tender/paket yang nantinya akan diperhitungkan saat membuat dokumen penawaran barang/jasa;
Akhir Pendaftaran, hal ini dicatat untuk mengetahui kapan batas pendaftaran atau penguploadan dokumen penawaran tender/paket berakhir.
Link Paket Pengadaan, hal ini dicatat untuk mempermudah tracking tahapan tender/paket pengadaan LPSE;
Tahapan Pengadaan, hal ini untuk mengetahui sudah sejauh apa tahapan pengadaan tender/paket LPSE;
Pemenang Tender, hal ini dicatat untuk mengetahui vendor apa yang berhasil memenangkan tender/paket. Hal ini juga berguna untuk mengetahui kompetitor perusahaan.
Dokumen Singkat Pekerjaan, hal ini untuk mengetahui kualifikasi atau spesifikasi yang harus dipenuhi dalam pengadaan tender/paket LPSE.
Poin-poin di atas kemudian dimasukkan ke dalam tabel sebagai header. Selain itu, tambahkan pula kolom Keterangan. Kolom ini berguna untuk mencatat apakah paket tersebut gagal atau diadakan ulang.
Setelah membuat file, kita akan menduplikasi worksheet tersebut untuk masing-masing daerah yang akan dicatat pengadaan LPSE nya. Karena kita akan melakukan pencatatan untuk sejumlah kota dan kabupaten di Provinsi Sulawesi Tenggara yang merupakan target client dari perusahaan, maka kita akan menduplikasinya sebanyak 18 sheet, diantaranya 15 untuk pencatatan kabupaten, 2 untuk kota, dan 1 untuk kementerian kominfo. Sementara itu sheet yang pertama kita buat digunakan untuk pencatatan pengadaan LPSE tingkat provinsi.
Nantinya file spreadsheet akan terlihat sebagai berikut.
Memulai Pencatatan
Akses Website LPSE
Sebelum melakukan pencatatan, terlebih dahulu dilakukan pengecekan dengan mengakses website LPSE sesuai daerah yang ingin dicek. akses bisa dilakukan dengan mengetikkan link website LPSE daerah yang dituju atau bisa dengan mengetikkan lpse [nama daerah] pada pencarian google.
Penamaan website lpse masing-masing daerah umumnya menggunakan struktur yang sama, yakni lpse.”K/L/PD/Instansi Lainnya”.go.id tanpa tanda kutip. Contohnya
<https://lpse.baubaukota.go.id ](https://lpse.baubaukota.go.id)
<https://lpse.sultraprov.go.id/ ](https://lpse.sultraprov.go.id/)
https://lpse.kominfo.go.id/
Tidak seperti SIRUP, website LPSE tidak memiliki halaman induk dimana kita bisa mengakses LPSE setiap K/L/PD/Instansi Lainnya melaui link atau menu yang disediakan, sehingga kita harus mengakses linknya melalui search bar pada browser secara mandiri. Karena itu, pencatatan LPSE sebaiknya dilakukan dengan menyimpan link-link url setiap daerah pada satu file kolektif.
Contohnya pada pencatatan pengadaan LPSE Provinsi Sultra berikut. Saya meletakkan link halaman website LPSE-nya di atas tabel pencatatan.
Pengecekan Web LPSE
Lanjut, setelah mengakses web LPSE K/L/PD, kita akan melakukan pengecekan pada halaman beranda LPSE. Adapun tampilan halaman LPSE K/L/PD adalah sebagai berikut. Di sini saya menggunakan halaman website LPSE Kabupaten Konawe Kepulauan sebagai contoh.
Pada halaman beranda, Tabel “Tender” dan “Non Tender”. Adapun pengadaan yang akan dicatat adalah tender atau paket yang berhubungan dengan pekerjaan IT, beberapa contohnya yaitu:
Belanja Modal Aset Tidak Berwujud-Software
Belanja Modal Aset Tidak Berwujud-Aset Tidak Berwujud Lainnya
Belanja Modal Personal Komputer
Pengadaan Aplikasi [nama aplikasi]
Jasa Konsultasi Perencanaan
Dsb…
Dalam pencatatan LPSE terdapat beberapa kata kunci yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi apakah pengadaan tender atau paket tersebut berada di lingkup IT, diantaranya
Maintenance
Upgrade
Aplikasi
Software
website
Dsb…
Terkadang ada tender ataupun paket pengadaan LPSE yang tidak menuliskan secara langsung bahwa tender/paket tersebut merupakan pengadaan yang berhubungan dengan IT, karena itu ada baiknya kita tidak hanya mengecek berdasarkan nama tender/paketnya saja, tetapi mengeceknya lebih lanjut hingga pada dokumen KAK-nya.
Namun berdasarkan pengalaman saya, pengadaan yang berada pada ruang lingkup IT berada pada Jenis Pengadaan tertentu, diantaranya:
Pengadaan Barang : Biasanya pengadaan komputer maupun perangkat IT lainnya berada di sini;
Jasa Konsultansi Badan Usaha Non Konstruksi : Biasanya berisi tender/paket yang berkaitan dengan jasa konsultasi dokumen TIK, konsultasi pengembangan atau penambahan modul atau fitur sistem, dan lainnya;
Jasa Konsultansi Perorangan Non Konstruksi : tender/paket di lingkup IT yang pernah saya catat pada jenis pengadaan ini berisi pengadaan untuk penyediaan tenaga ahli. Bila menemukan paket yang memiliki keyword seperti itu sebaiknya di cek lebih lanjut dari nama paket hingga dokumen KAK atau dokumen yang tersedia pada halaman paket. Karena bisa saja paket tersebut merupakan paket yang memerlukan kualifikasi tenaga ahli yang memiliki kemampuan di ruang lingkup IT.
Jasa Lainnya : Paket ini biasanya berisi tender/paket pengadaan IT yang berkaitan dengan maintenance, pengembangan, hingga upgrade aplikasi. Selama melakukan pencatatan pengadaan LPSE terutama pada LPSE kemkominfo, jenis pengadaan ini banyak berisi tender/paket yang berhubungan dengan software.
Namun apabila pada jenis pengadaan lain terdapat judul tender/paket yang mungkin berada pada ruang lingkup IT, sebaiknya tetap dicek.
Pencatatan Data Pengadaan LPSE
Kembali ke pencatatan, apabila menemukan tender/paket kita bisa langsung mencatatnya ke dokumen spreadsheet yang telah kita siapkan sesuai dengan format yang telah kita buat.
Kemudian untuk dokumen KAK yang telah didownload akan dipindahkan ke folder kolektif pengadaan LPSE yang berada pada google drive. Adapun rute pembuatan folder dokumennya adalah sebagai berikut.
Jika tender/paket yang akan dicatat merupakan pengadaan pertama pada daerah tersebut, maka pada folder master PENGADAAN LPSE buat folder dengan Nama K/L/PD yang akan dicatat
Kemudian dalam folder K/L/PD, buat folder Tahun Berjalan/Tahun Pengadaan. Misalnya tahun 2024
Kemudian dalam folder tahun berjalan, buat folder dengan menggunakan Nama Tender/Paket yang dicatat
Setelah itu barulah kita mengunggah dokumen KAK atau dokumen sejenis ke dalam folder Nama Tender/Paket yang telah dibuat.
Setelah mengupload file, salin link dokumen KAK atau dokumen sejenis ke catatan spreadsheet yang telah kita buat tadi. Setelah itu, block tabel lalu atur format cell tabel menjadi “wrap” atau “kemas” untuk merapikan tampilan tabel. Fitur tersebut terdapat pada bar menu spreadsheet berikut.
Nantinya tampilan tabel akan menjadi seperti berikut.
Tambahan
Agar file spreadsheet menjadi satu file yang kolektif, tambahkan master link google drive tempat kita menyimpan dokumen KAK/sejenisnya. Di sini saya menambahkan satu worksheet baru yang saya beri nama BRIEF.
Akhir Kata
Sekian dari saya, pengecekan setiap hari Senin, Rabu, Jum'at.
Referensi:
https://lpse.lkpp.go.id/eproc4/publik/tentangkami
