Tentukan Tujuan SOP:
Identifikasi tujuan utama dari SOP yang akan Anda buat. Apa yang ingin Anda capai dengan SOP ini?
Identifikasi Proses atau Tugas:
Tentukan proses atau tugas yang akan dicakup oleh SOP. Pastikan untuk merinci langkah-langkah yang terlibat.
Identifikasi Pihak yang Terlibat:
Identifikasi siapa yang terlibat dalam proses tersebut. Sebutkan peran dan tanggung jawab masing-masing pihak.
Mulai dengan Deskripsi Umum:
Mulailah dengan memberikan deskripsi umum tentang proses atau tugas yang akan dijelaskan dalam SOP.
Buat Daftar Langkah-Langkah:
Buat daftar langkah-langkah yang harus diikuti untuk menyelesaikan proses atau tugas tersebut. Pastikan langkah-langkahnya berurutan.
Jelaskan dengan Detail:
Jelaskan setiap langkah secara rinci. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Gunakan gambar, diagram, atau tabel jika diperlukan untuk memberikan ilustrasi.
Gunakan Format yang Konsisten:
Pastikan untuk menggunakan format yang konsisten dalam penulisan SOP. Ini mencakup penggunaan bahasa, gaya, format, dan tanda baca yang seragam.
Pertimbangkan Aspek Kebijakan dan Keamanan:
Pastikan SOP mematuhi kebijakan dan prosedur keamanan yang berlaku dalam organisasi Anda.
Sertakan Poin Kontrol:
Identifikasi poin kontrol atau verifikasi yang perlu diterapkan dalam proses tersebut untuk memastikan akurasi dan kualitas.
Uji Coba SOP:
Uji coba SOP dengan melibatkan anggota tim atau individu yang akan menggunakan SOP ini. Dengan demikian, Anda dapat mengidentifikasi masalah dan melakukan perbaikan sebelum SOP digunakan secara luas.
11.Review dan Validasi:
Berikan SOP kepada orang yang berwenang untuk melakukan review dan validasi. Pastikan SOP memenuhi standar kualitas dan kepatuhan.
Terbitkan dan Distribusikan:
Setelah SOP divalidasi, terbitkan dan distribusikan kepada semua pihak yang terlibat dalam proses tersebut.
Perbarui Secara Berkala:
SOP perlu diperbarui secara berkala untuk memastikan bahwa ia tetap relevan dan efektif. Tetapkan jadwal untuk memeriksa dan memutakhirkan SOP sesuai kebutuhan.
Pendidikan dan Pelatihan:
Pastikan bahwa anggota tim yang menggunakan SOP telah diberikan pelatihan yang memadai tentang bagaimana mengikuti SOP tersebut.
Monitor dan Evaluasi:
Pantau pelaksanaan SOP dan lakukan evaluasi secara berkala untuk memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
