Secara umum, invoice atau faktur adalah dokumen tertulis yang berisikan informasi transaksi (berupa barang dan/atau jasa, harga dan total, tanggal terjadinya transaksi, identitas penjual dan pembeli) yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Dokumen ini juga digunakan untuk keperluan penagihan pembayaran atas transaksi yang terjadi.
invoice atau faktur tidak hanya memiliki fungsi untuk merinci transaksi. Faktur memiliki fungsi pengendalian akuntansi, yang mana penggunaan faktur dapat mewakili keberadaan kredit karena penjual telah mengirim produk namun belum menerima pembayaran.
Format invoice sebagai berikut:
Nomor invoice
Nomor order/purchase order
Nomor detail order/surat jalan
Hari dan tanggal
Identitas penjual dan pembeli
Barang dan/atau jasa
Harga
Subtotal transaksi
Diskon (jika ada)
Biaya pengiriman (jika ada)
Pajak pembelian (PPN atau PPh Final)
Total transaksi
Tata cara membuat invoice
- Gunakan format yang sesuai dengan invoice anda dan pastikan invoice tersebut mencankup informasi tentang perusahaan anda seperti nama perusahaan, alamat, nomor telpon dan alamat email.
- Sertakan detail transaksi dengan jelas, hal ini mencankup deskripsi produk dan layanan yang dibeli, jumlahnya, harga per unit, dan total biaya.
- Tambahkan informasi pembayaran, hal ini mencakup metode pembayaran yang diterima, batas waktu pembayaran dan detail rekening bank jika diperlukan.
- Cantumkan nomor invoice, Nomor invoice ini akan memudahkan pelacakan transaksi dan membantu dalam manajemen keuangan bisnis Anda
- Berikan informasi kontak yang jelas, Sertakan informasi kontak yang jelas dalam invoice Anda, baik itu informasi perusahaan maupun informasi kontak pribadi jika diperlukan.
- Tambahkan logo peruahaan, Logo perusahaan akan membantu memperkuat identitas merek Anda dan memberikan kesan yang baik kepada klien Anda.
- Review dan verifikasi Sebelum mengirimkan invoice kepada klien, pastikan untuk meninjau dan memverifikasi semua informasi yang tercantum di dalamnya. Periksa kesalahan atau ketidaksesuaian agar tidak menimbulkan kebingungan atau masalah di kemudian hari.
