Sebenarnya banyak tools yang kita bisa gunakan untuk memaksimalkan `pengerjaan suatu project. Project yang besar dapat dimonitor dengan tools manajemen project untuk memudahkan kita dalam menjangkau berjalannya siatu project. Berdasarkan sumber arikel yaitu https://mtarget.co/blog/project-management-tools-terbaik-untuk-anda/, Project management tools bermanfaat dengan beberapa fiturnya yaitu:
1. Task Management
Alat manajemen proyek memungkinkan pengguna membuat, menetapkan, memprioritaskan, dan melacak tugas yang terkait dengan proyek. Mereka sering kali menyediakan daftar tugas, papan, atau garis waktu untuk memvisualisasikan kemajuan tugas.
2. Scheduling
Pengguna dapat membuat jadwal proyek, menetapkan tenggat waktu, dan menetapkan ketergantungan antar tugas. Bagan Gantt dan garis waktu adalah fitur umum untuk memvisualisasikan garis waktu proyek.
3. Resource Allocation
Project management tools memungkinkan alokasi sumber daya, termasuk menugaskan anggota tim untuk melakukan tugas, melacak ketersediaan sumber daya, dan mengelola beban kerja.
4. Collaboration tools
Banyak project management tools yang menawarkan fitur kolaborasi seperti berbagi file, memberi komentar, dan pengeditan waktu nyata untuk memfasilitasi komunikasi antar anggota tim.
5. Documentation and File Management
Alat ini biasanya menyediakan penyimpanan untuk dokumen terkait proyek, sehingga memudahkan untuk mengakses dan berbagi file penting.
6. Reporting and Analytics
Manajer proyek dapat membuat laporan dan dasbor untuk memantau kemajuan proyek, melacak indikator kinerja utama (KPI), dan membuat keputusan berdasarkan data.
7. Communication
Beberapa alat menyertakan fitur komunikasi bawaan seperti perpesanan, obrolan, atau integrasi email agar anggota tim tetap terhubung.
8. Budgeting and Cost Tracking
Untuk manajemen keuangan, alat manajemen proyek dapat mencakup fitur untuk penganggaran, pelacakan pengeluaran, dan analisis biaya.
9. Risk Management
Beberapa alat mendukung identifikasi, penilaian, dan pengelolaan risiko proyek, membantu tim memitigasi potensi masalah.
10. Integration
Banyak alat manajemen proyek yang menawarkan integrasi dengan aplikasi perangkat lunak lain, seperti klien email, kalender, sistem CRM, dan alat pengembangan, untuk menyederhanakan alur kerja.
11. Customization
Pengguna project management tools seringkali dapat menyesuaikan alat agar sesuai dengan proses manajemen proyek dan alur kerja spesifik mereka.
Kembali lagi tools yang disedikan juga beragam tentunya mempunyai kelebihan dan kekurangan dari mulai dari aspek fiturnya,gratis atau berbayar,user friendly atau tidak sehingga setiap orang punya preferensi masing-masing. Untuk Tools asana sendiri jadi pilihan yang tepat karena selain praktis fiturnya juga mudah untuk dipahami bagi orang awam
Berikut beberaa fitur dari asana tools manajemen project:
1. Project management
Dengan berbagai fiturnya, Asana memfasilitasi penggunanya untuk mengelompokkan tugas dan menyelesaikannya sesuai urutan prioritas. Adapun fitur yang termasuk ke dalam kategori project management ini adalah sebagai berikut.
Subtasks — fitur ini berguna untuk membagi suatu tugas ke dalam bagian-bagian yang lebih sederhana.
Task assignees — fitur ini berfungsi untuk membagi tugas kepada anggota tim yang berbeda-beda sehingga setiap individu bisa mengerjakan pekerjaan yang sesuai dengan tanggung jawabnya.
Create sections and columns — fitur ini memfasilitasi penggunanya untuk mengelompokkan tugas-tugas berdasarkan kepentingan atau kategori yang sudah ditentukan sehingga list task terlihat lebih tertata.
Custom fields — fitur ini bisa dimanfaatkan untuk membuat nomor atau text custom sesuai keinginan. Kamu juga bisa memberikan notifikasi yang berbeda pada setiap custom fields.
Forms — fitur ini membantu penggunanya memahami detail yang diberikan anggota lain tentang request, brief, atau yang lainnya.
Due time & dates — dengan fitur satu ini, penggunanya bisa mengatur tenggat waktu tugas yang diberikan sehingga semua pekerjaan bisa terpantau dan tidak melebihi deadline yang diberikan.
Goals — fitur ini berguna untuk mengatur, memantau, dan mengelola target, baik di tingkat eksekutif, manajerial, atau untuk masing-masing individu.
Milestones — fitur ini berfungsi untuk memotivasi anggota tim dengan membuat target-target kecil yang bisa mendorong progresivitas individu.
Timeline — fitur ini memfasilitasi penggunanya untuk melihat linimasa pekerjaan secara menyeluruh dan menyesuaikan diri dengan jadwal yang sudah diatur.
Attachments — fitur ini bisa dimanfaatkan untuk mengunggah file dari komputer, Google Drive, OneDrive, Dropbox, dan masih banyak lagi.
Likes — fitur ini membantu penggunanya untuk memberi tanggapan berupa like (seperti di media sosial) terhadap task yang sudah diselesaikan oleh anggota tim.
Assign tasks in multiple projects – dengan fitur satu ini, penggunanya dapat memberikan beberapa tugas dengan detail yang berbeda secara langsung.
2. Communication
Berikut adalah fitur yang tergolong ke dalam kategori communication.
Proofing — fitur ini berguna untuk memberikan masukan atau tanggapan yang jelas terhadap task anggota tim. Penggunanya semakin dimudahkan karena ia bisa langsung mengomentari di gambar atau PDF yang diunggah di Asana.
Project conversations — fitur ini memfasilitasi penggunanya untuk melakukan diskusi proyek.
Team pages — fitur ini membantu penggunanya untuk berdiskusi secara langsung di halaman kerja (mirip seperti pengerjaan tugas menggunakan Google Docs yang tautannya dibagikan ke masing-masing anggota tim).
Status updates — fitur ini berfungsi untuk mengatur status proyek yang sedang dikerjakan sehingga pekerjaan lebih terpantau.
Languages — dengan fitur ini, penggunanya bisa memilih mengoperasikan Asana dengan bahasa yang tersedia, seperti bahasa Inggris, Perancis, Jerman, Spanyol, dan Jepang.
Rich text — rich text yang dimaksud adalah fitur untuk menebalkan, menggarisbawahi, memiringkan, dan mengatur teks supaya pesan yang disampaikan lebih jelas.
3. Views
Pada kategori Views, fitur yang tersedia adalah sebagai berikut.
My tasks — fitur ini membantu penggunanya untuk merencanakan kegiatan atau aktivitas harian yang bisa diatur dengan skala prioritas.
Inbox — fitur ini bermanfaat untuk menerima dan menyaring notifikasi untuk setiap tugas, percakapan, dan follow-up tugas.
List — fitur berbentuk grid ini memudahkan penggunanya untuk membuat, menyaring, dan menghapus tugas-tugas sesuai keperluan.
Search — fitur ini bisa dimanfaatkan untuk mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan supaya target pekerjaan cepat terpenuhi.
Portfolios — fitur ini bisa digunakan untuk mengatur semua strategi dalam bekerja dan memantau status tiap-tiap project dalam satu tempat.
Workload — dengan fitur ini, penggunanya bisa melihat banyaknya pekerjaan masing-masing anggota tim sehingga pembagian kerja bisa dilakukan dengan lebih adil.
Calendars — fitur satu ini memfasilitasi penggunanya untuk melihat setiap tugas dalam format kalender.
4. Team management
Berikut adalah fitur yang tergolong ke dalam kategori team management.
Teams — manfaatkan fitur ini untuk mengatur setiap project dan menghubungkan setiap anggota tim.
Followers — supaya setiap anggota tim bisa memantau dan mengejar ketertinggalan dalam mengerjakan tugas, pengguna bisa menambahkan semua anggota tim sebagai followers.
Permissions — gunakan fitur ini untuk membatasi akses ke tugas-tugas tertentu dan menciptakan hidden teams untuk tugas rahasia.
Admin controls — dengan fitur ini, pengguna bisa mendesain dan mengatur orang yang ingin ditambahkan atau dipindahkan serta memantau anggota tim termasuk melihat data dan password akunnya.
5. Integration
Asana terintegrasi dengan berbagai platform, seperti Gmail, Google Drive, Dropbox, Google Sheets, dan masih banyak lagi.
