Database kontak adalah daftar digital yang menyimpan semua info penting tentang orang-orang yang telah dihubungi, seperti nama, email, nomor telepon, dan detail lainnya. Salaah satu hal tersebut membuat kita mampu mengatur komunikasi, mengirim penawaran, atau sekadar menyimpan catatan penting tentang mereka. Secara sederhana, database kontak membantu untuk tetap terhubung dengan orang-orang penting untuk bisnis yang dijalankan.
Adapun fungsi dalam membuat databse kontak, antara lain :
- Mengorganisir Informasi : Menyimpan semua detail kontak di satu tempat yang mudah diakses.
- Mempermudah Komunikasi: Memudahkan pengiriman pesan atau penawaran ke kontak yang tepat.
- Meningkatkan Efisiensi : Menghemat waktu dengan otomatisasi dan pengelolaan data yang lebih baik.
- Personalisasi Interaksi : Menyediakan data untuk membuat komunikasi lebih relevan dan personal.
- Pelacakan Hubungan : Memantau riwayat interaksi dan status hubungan dengan setiap kontak.
- Segmentasi Pasar : Membagi kontak menjadi grup berdasarkan kriteria tertentu untuk kampanye yang lebih terarah.
BAGAIMANA CARA MEMBUAT DATABASE KONTAK?
Berikut Langkah-langkah yang dapat dilakukan ketika akan membuat database kontak:
Kumpulkan dan simpan data kontak disuatu tempat yang dapat diakses
Ada beberapa cara untuk menambahkan database kontak, seperti melakukan obralan langsung kepada klien, adanya pelatihan/kunjungan, menyiapkan koneksi formulir atau google form, dan bisa juga didapatkan dari aplikasi buku tamu di perusahaan.
*contoh google form
*contoh aplikasi buku tamu
Membuat satu dokumen untuk memudahkan proses penyimpanan
Dokumen ini dapat memudahkan akses dan pembaruan data. Adapun fitur-fitur dalam pembautannya sebagai berikut :
a. Nama : Identitas utama yang mencakup nama lengkap. Ini digunakan untuk mengenali dan menyapa individu secara personal.
b. Bulan : Menunjukkan bulan ketika kontak pertama kali ditambahkan atau Ketika diadakannya kegiatan tersebut.
c. Tahun : Menunjukkan Tahun Ketika diadakannya kegiatan tersebut.
d. Nomor Kontak : Termasuk nomor telepon atau ponsel kontak. Ini memungkinkan komunikasi langsung dan sering digunakan untuk panggilan atau pesan.
e. Posisi/Jabatan : Posisi atau peran dalam organisasi atau perusahaan. Dapat membantu dalam memahami tanggung jawab dan keterkaitan mereka dalam konteks bisnis.
f. Instansi : Nama perusahaan atau organisasi tempat kontak bekerja. Ini berguna untuk mengetahui asosiasi profesional mereka dan untuk segmentasi pasar.
g. Kabupaten/Kota : Lokasi geografis tempat kontak berada. Ini membantu dalam penargetan regional dan pengaturan komunikasi berdasarkan lokasi.
h. Sumber informasi : Menunjukkan dari mana data kontak diperoleh, seperti referensi pribadi, event, media sosial, aplikasi buku tamu atau formulir pendaftaran. Dapat membantu melacak efektivitas saluran akuisisi data.
*format dokumen database kontak
pada gambar diatas kita, kita bisa melihat dalam kolom Bulan, Tahun dan Kabupaten/Kota terdapat kolom dengan tanda panah kecil. Nah, kita bisa membuat cropdown pada kolom tersebut agar memudahkan pemilihan opsi, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan input dan juga bisa membuat kolom terlihat lebih rapi.
Mengekstrak informasi dari kumpulan-kumpulan data
Tahap akhir, kita bisa mengambil informasi dari data yang dikumpulkan dan ekspor ke dalam dokumen yang telah dibuat. Sesuaikan format dan tata letak informasi dalam dokumen untuk memastikan keterbacaan dan konsistensi. Kemudian simpan dokumen yang telah diperbarui dan bagikan dengan pihak yang memerlukan.
*contoh rekap database kontak
Adapun Manfaat dari database kontak yaitu :
- Membantu dalam membangun dan memelihara hubungan jangka panjang dengan pelanggan atau mitra bisnis melalui manajemen hubungan yang lebih baik.
- Mengurangi waktu dan usaha yang diperlukan untuk mencari informasi kontak secara manual dan mengelola data secara lebih efisien.
- Menyimpan semua informasi kontak dalam satu lokasi yang terpusat, memudahkan akses dan pengelolaan oleh berbagai tim atau departemen dalam organisasi.
Dengan manfaat-manfaat ini, database kontak menjadi alat yang sangat penting dalam mendukung strategi pemasaran, pelayanan pelanggan, dan efisiensi operasional secara keseluruhan.
