Stage management dalam konteks manajemen proyek sering kali merujuk pada pengelolaan tahap-tahap atau fase-fase yang terjadi dalam siklus hidup proyek. Seorang Project Manager (PM) bertanggung jawab untuk merencanakan, melaksanakan, mengawasi, dan menutup setiap tahap proyek dengan efisien dan efektif. Berikut adalah beberapa aspek utama dari stage management pada seorang Project Manager:
Fase awal atau tahap inisiasi merupakan langkah pertama dalam mengubah konsep yang masih bersifat abstrak menjadi tujuan yang lebih terperinci. Pada tahap ini, perlu dilakukan pengembangan pondasi proyek yang kokoh dan komprehensif. Persiapan yang diperlukan dalam tahap inisiasi melibatkan beberapa hal, seperti:
- Business case: Penjelasan mengenai rencana bisnis yang akan dijalankan, tujuan proyek, dan estimasi keuntungan yang dapat dihasilkan dari investasi.
- Project charter: Rincian mengenai berbagai aspek proyek, termasuk anggaran yang dialokasikan.
- Pendirian kantor manajemen proyek: Ruang atau kantor yang disiapkan untuk Project Manager dan tim pendukungnya, dilengkapi dengan peralatan yang diperlukan untuk mendukung kelancaran proyek.
- Agenda pertemuan awal: Merangkul semua pemangku kepentingan terkait proyek untuk mencapai kesepakatan mengenai tujuan, cakupan proyek, dan jadwal waktu.
- Pembentukan tim proyek: Pemilihan sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan proyek, termasuk penentuan peran, tanggung jawab, dan deskripsi pekerjaan.
- Studi kelayakan: Proses pembuktian bahwa proyek dapat dilaksanakan dalam batas waktu dan anggaran yang wajar.
Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan bermaksud membuat website baru untuk meningkatkan informasi dan kredibilitasnya, pada tahap inisiasi, perusahaan akan membutuhkan seorang Project Manager untuk memulai proyek pembuatan website tersebut. Project Manager akan mulai mengidentifikasi pemangku kepentingan utama, merumuskan tujuan pembuatan website, menetapkan anggaran, dan mendapatkan persetujuan dari pihak eksekutif.
Perencanaan proyek memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi karena pada tahap ini, Anda akan merinci peta jalan atau rencana proyek secara terperinci. Anda akan memulai mempertimbangkan bagaimana mengelola setiap fase dalam manajemen proyek. Beberapa elemen krusial yang perlu direncanakan secara rinci mencakup:
- Jadwal Proyek: Rangkaian waktu untuk menyelesaikan semua tugas dan alokasi sumber daya. Project manager perlu melakukan pemantauan secara terus-menerus menggunakan alat manajemen tugas atau alat pelacakan.
- Anggaran: Estimasi total biaya proyek. Anda akan mengawasi anggaran ini agar tidak melampaui perkiraan yang telah ditentukan.
- Work Breakdown Structure (WBS): Sebuah alat perencanaan proyek yang memungkinkan Anda memvisualisasikan semua aktivitas, pencapaian, dan hasil dalam ruang lingkup tanggung jawabnya.
- Rencana Manajemen Stakeholder: Menguraikan semua pihak yang terlibat dalam proyek dan memahami prioritas mereka. Ini juga mencakup menjelaskan kepada para pemangku kepentingan bagaimana komunikasi dan strategi resolusi konflik akan dijalankan.
- Rencana Manajemen Risiko: Mengidentifikasi berbagai risiko potensial serta strategi mitigasi yang akan diimplementasikan.
- Rencana Manajemen Sumber Daya: Menjelaskan tentang sumber daya yang akan diperoleh, dialokasikan, dan dikelola dalam proyek.
- Rencana Manajemen Lingkup: Menjelaskan ruang lingkup proyek yang berada di bawah kendali project manager untuk menghindari perluasan ruang lingkup yang tidak terkendali.
Mari kita lanjutkan contoh proyek pembuatan website di tahap sebelumnya. Pada tahap perencanaan, project manager akan memulai dengan menentukan ruang lingkup proyek, menetapkan jadwal, dan membuat daftar risiko potensial seperti kemungkinan kurangnya sumber daya di tim pengembang.
Tahap implementasi proyek adalah periode di mana semua rencana telah disiapkan dan siap untuk dijalankan. Sebagai seorang Project Manager, tugas Anda adalah merancang alur kerja yang efisien dan mengawasi perkembangan setiap tim secara teliti.
Anda juga harus secara terus-menerus memelihara hubungan dan berkolaborasi secara efektif dengan para pemangku kepentingan. Ini diperlukan untuk memastikan bahwa semua pihak tetap berfokus pada tujuan bersama dan agar proyek berjalan tanpa hambatan.
Dalam mengawasi pelaksanaan proyek, Project Manager perlu memberi perhatian khusus pada aspek-aspek berikut:
- Jadwal: Memantau jadwal yang telah ditetapkan dalam tahap perencanaan untuk memastikan semua kegiatan berjalan sesuai dengan timeline yang telah ditetapkan.
- Mutu: Bertanggung jawab memastikan bahwa kriteria keberhasilan dan persyaratan kualitas dipenuhi. Kualitas proyek yang menurun dapat mengakibatkan kegagalan proyek.
- Anggaran: Seperti halnya jadwal, Project Manager harus mengontrol anggaran proyek agar tetap sesuai dengan kesepakatan keuangan.
- Sumber Daya: Menjamin bahwa semua kebutuhan sumber daya, termasuk peralatan dan bahan, terpenuhi selama pelaksanaan proyek.
- Kolaborasi Tim: Memastikan kerja sama yang baik dan komunikasi yang efektif di antara anggota tim, mungkin dengan menyediakan alat yang memudahkan koneksi antar anggota tim.
Inisiasi dan perencanaan untuk pembuatan website sudah dimulai pada tahap sebelumnya. Sebagai Project Manager, kepemimpinan Anda akan menjadi kunci dalam mengawasi pelaksanaan proyek. Anda harus secara terus-menerus memastikan apakah jadwal pembuatan website sesuai dengan timeline, mengelola kolaborasi tim, mengidentifikasi kendala yang mungkin dihadapi tim selama proyek, dan sebagainya.
Sebenarnya, dalam manajemen proyek, tahap ketiga dan keempat tidak memiliki urutan yang kaku. Tahap pemantauan dan pengendalian berlangsung secara bersamaan dengan pelaksanaan proyek untuk memastikan bahwa tujuan dan hasil sesuai dengan harapan.
Anda dapat memastikan bahwa tidak ada hal yang bertentangan atau menyimpang dari rencana awal dengan cara menetapkan Critical Success Factors (CSF) dan Key Performance Indicators (KPI). Selama proses pemantauan, Anda juga bertanggung jawab untuk melacak secara kuantitatif biaya yang telah dikeluarkan. Dalam konteks ilustrasi tahap-tahap sebelumnya, pada tahap ini, Anda akan mengawasi bagaimana tim menjalankan tugas masing-masing. Anda juga akan memantau sejauh mana kemajuan website yang sedang dibangun, menilai apakah ada kendala selama proses pengembangan website, dan melakukan evaluasi lainnya.
Tahap paling akhir dalam manajemen proyek adalah penutupan proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek akan disajikan kepada semua pemangku kepentingan. Setelah mendapat persetujuan, sumber daya, dokumen, dan aspek lainnya juga akan diselesaikan. Beberapa tindakan penting yang perlu dilakukan pada tahap ini melibatkan:
- Transfer deliverables: Memastikan semua hasil proyek diidentifikasi, diselesaikan, dan diserahkan kepada pihak yang berwenang.
- Pemeriksaan dokumen: Melakukan peninjauan menyeluruh terhadap semua kontrak dan dokumentasi untuk memastikan tidak ada kekurangan dan semua dokumen sudah ditandatangani.
- Konfirmasi penyelesaian: Memastikan konfirmasi diperoleh dari semua pemangku kepentingan, client, dan tim untuk mencegah salah paham dan permintaan perubahan setelah proyek selesai.
- Rilis sumber daya: Pada saat proyek berakhir, mengindikasikan bahwa semua kewajiban pekerjaan harus diselesaikan secara resmi, memastikan bahwa setiap anggota tim telah menerima pembayaran atau upah yang sesuai.
- Post-mortem: Membuat catatan tentang keberhasilan dan kegagalan proyek. Ini merupakan cara efektif untuk mengevaluasi kinerja dan memperbaiki kesalahan yang terjadi selama proyek untuk proyek yang akan datang.
Sumber : https://revou.co/panduan-karir/proses-project-management
